TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tsb, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tsb diharapkan dapat digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.

Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tsb, para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran tsb, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.

A.     PENGERTIAN TEKNIK DOKUMENTASI

Dalam menganalisis sebuah sistem, digunakan desain dan teknik dokumentasi sistem, serta hal lain yang terkait dengan sistem itu sendiri. Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini:

1.      Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia

2.      Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tsb memenuhi kebutuhan perusahaan

3.      Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tsb dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

B. ALASAN MENGAPA SISTEM PERLU DIDOKUMENTASIKAN

1.      Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 

2.      Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

3.      Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

C.      PEMAKAIAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM

1.      Analisis Sistem. 

Meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta.
Teknik sistem yang digunakan :

a.      Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

b.      Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

2.      Perancangan Sistem.

Merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.

3.      Implementasi Sistem. 

Merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar - standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem

D.     TEKNIK-TEKNIK SISTEM

1.      Bagan arus sistem. 

Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

a.      Dokumen flowchart

b.      Sistem / proses flowchart

Langkah-langkah mempersiapkan bagan alir (flowchart) sbb:

·         Perhatikan karakteristik setiap bagian dalam organisasi maupun pihak-pihak luar yang terkait

·         Cantumkan nama tiap-tiap departemen pada kolom yang sudah disediakan

·         Buatlah desain bagan alir secara vertical dan horizontal, dengan memulai dari atas diteruskan kearah bawah dan dari kiri ke kanan

·         Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir

·         Gunakan software computer untuk menggambar symbol-simbol yang digunakan serta lengkapi dengan nama yang jelas

·         Gunakan tanda-tanda yang jelas, misalnya nomor file, garis lurus diakhiri dengan kepala panah, konektor untuk garis yang bersimpang

2.      Diagram aliran data

Merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut. 

Simbol yang di gunakan :

3.      Bagan IPO, HIPO, bagan arus program.

·         Bagan IPO. 

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

·         Bagan HIPO.

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).